10 وظائف تخفيها Gmail وتساعدنا في بعض المهام اليومية

نشرت صحيفة "لافانغوارديا" الإسبانية تقريرا تحدثت فيه عن الوظائف والخيارات اللامتناهية التي تخفيها خدمة Gmail، والتي من شأنها أن تساعدنا في بعض المهام اليومية.

وقالت الصحيفة، في تقريرها الذي ترجمته "عربي21"، إن خدمة البريد الإلكتروني Gmail تقدم لمستخدميها تحسينات مستمرة والعديد من الوظائف التكميلية، كما يتمتع "الجي ميل" بالعديد من الميزات المفيدة للغاية التي يجهلها الكثيرون.

وذكرت الصحيفة، أولا، أن خدمة Gmail تمكن من تأخير إرسال بريد إلكتروني في حال حدوث خطأ ما، ففي بعض الأحيان، عندما تنتهي من كتابة البريد والنقر لإرساله، تتفطن إلى أنك ارتكبت خطأ، في هذه الحالة هناك خيار في خانة الإعدادات الذي يمكن من تأخير إرسال البريد إلى ما يقارب 30 ثانية لتعديله أو إذا لزم الأمر حذفه، ومن المهم أن يتحلى المستخدم بالسرعة للنقر على خيار التراجع في الخانة التي تظهر في أسفل اليسار من نافذة الإرسال.

وأوردت الصحيفة، ثانيا، أن خدمة Gmail تمكن من إضافة توقيع إلى البريد الإلكتروني، وعلى الرغم من أنها ميزة معروفة، إلا أنه يجب تذكر مدى أهمية إضافة بيانات مثل الاسم ورقم الهاتف وحتى إرفاق صورة مثل الشعار.

وأضافت الصحيفة، ثالثا، أن Gmail تمكن من حظر الوصول إلى محتوى رسالة البريد الإلكتروني المرسل، وفي هذه الحالة، يتم تعطيل الخيارات التي تسمح للمستلم بإعادة إرسال أو نسخ أو طباعة أو تنزيل محتوى هذه الرسالة، ويوجد هذا التعديل في النافذة التي تظهر عندما نقوم بكتابة بريد إلكتروني، إذ هذا الزر موجود في أسفل اليمين.

اقرأ أيضا: هل بإمكانك التراجع عن إرسال بريد إلكتروني بعد إرساله؟!

وأبرزت الصحيفة، رابعا، أن خدمة Gmail تمكن من تصنيف وتصفية رسائل البريد الإلكتروني، فمن المؤكد أنك قد تضطر في بعض الأحيان إلى البحث عن بعض رسائل البريد الإلكتروني المهمة، التي قد تجدها في مجلدات السخام الإلكتروني، لحل هذه المشكلة، يجب أن تخصص بعض الوقت لإنشاء ملصقات جديدة وتنظم رسائل البريد الإلكتروني باستخدام المجلدات، وبهذه الطريقة، إذا تلقيت مثلا رسائل إعلانية لأحد المنتجات سيقع تنظيمها جميعا في مجلدك، مما يجعل بعض الرسائل المهمة التي لا تتفطن إليها مرئية بشكل أكثر وضوحا.

وأشارت الصحيفة، خامسا، إلى أن Gmail يمكّن من إجراء عمليات بحث مهنية للعثور على بريد إلكتروني، ومن الشائع جدا أن تبحث عن بريد إلكتروني معين أو ملف مرفق لا تتذكر على أي بريد وقع إرساله أو أي بيانات مهمة بخصوصه، كما لا تعرف وقت إرساله أو حتى تلقيه، لهذا السبب، بإمكانك استخدام بعض المشغلين (مجموعة من الكلمات والإشارات) التي بمجرد الجمع بينها وبين الكلمات التي تبحث عنها، ستهل عليك النتائج وتجعل نسبة نجاح عملية البحث عالية جدا.

وأفادت الصحيفة، سادسا، بأن Gmail يساعد على تقسيم مواضيع البريد الإلكتروني على رسائل بريد إلكتروني مختلفة، وبشكل افتراضي، يقوم Gmail تلقائيا بتجميع جميع رسائل البريد الإلكتروني التي وقع الربط بينها داخل نفس سلسلة الرسائل، وقد تصبح مهمة العثور على رسالة في هذه المواضيع معقدة بعض الشيء؛ إذ أن إضافة مستخدمين جدد إلى هذه السلسلة مع رسائل جديدة، وارتكاب خطأ في إرسالها إلى متلق آخر يخلق الارتباك، ولكن من خلال إلغاء تفعيل "طريقة عرض المحادثة" في خيار الإعدادات يمكنك تقسيم سلسلة الرسائل بأكملها على رسائل بريد إلكتروني منفصلة.

وذكرت الصحيفة، سابعا، أن Gmail يتيح للمستخدم فرصة إنشاء إجابات محددة سلفا وإضافتها بنقرة واحدة، جميعنا نكتب رسائل بريد إلكتروني تحتوي على نص أو فقرات قد تتكرر أحيانا في العديد من الرسائل التي نرسلها عادة، لذلك يوجد على الجي ميل قسم يمكن المستخدم من إنشاء كتل نصية بشكل افتراضي، بإمكانه فيما بعد إضافتها إلى مجال كتابة البريد الإلكتروني باستخدام قائمة فرعية، حيث تظهر قائمة بجميع النصوص المحفوظة، مما يمكّن في الوقت نفسه من توفير الوقت وتبسيط المهام الإدارية.

وأوضحت الصحيفة، ثامنا، أنه بإمكان المستخدمين العمل على Gmail دون إنترنت، ويعد هذا الخيار في غاية الأهمية إذا كنت تتنقّل خارج مكان العمل كثيرا وتضطر أحيانا إلى الوصول إلى مكان لا يوجد فيه اتصال بالإنترنت في الوقت الذي تحرر فيه بريدا إلكترونيا، بفضل هذه الخاصية، بإمكانك كتابة بريد إلكتروني وإرساله فيما بعد عند الاتصال ثانية بشبكة الإنترنت.

وأشارت الصحيفة، تاسعا، إلى أن Gmail يتيح إمكانية إنشاء حساب بريد إلكتروني جديد موجود بالفعل، ويكون ذلك باستخدام العلامات "." و "+"، التي توضع بين أحرف اسم المستخدم، حيث لا يجب وضعها أبدا بعد علامة @، مثل [email protected]  وتعمل هذه الحيلة أيضًا على تصنيف البريد الذي نتلقاه، لأنه يَظهر لنا في تفاصيل الرسالة نفسها ما إذا كان المرسل قد استخدم أو لم يستخدم إحدى هذه العلامات.

وأوردت الصحيفة، عاشرا، أن Gmail يوفر خاصية إيقاف إدخال رسائل البريد الإلكتروني الجديدة في صندوق الرسائل الواردة الخاص بك، ويمكنك استلام جميع الرسائل الإلكترونية التي وقع إزالتها مؤقتا بمجرد الضغط على هذه الخاصية مرة أخرى وبذلك ستصل إليك جميع رسائل البريد الإلكتروني الجديدة على الفور في صندوق الرسائل الواردة.